Fehlende Transparenz von bestehenden Prozessen ist eine der größten Herausforderungen bei der Digitalisierung

Ole Behrens-Carlsson (CEO, Schütze Consulting AG) erklärt im Bitkom-Leitfaden "Herausforderungen bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen meistern", wie Digitalisierungspotenziale durch Prozesstransparenz gehoben werden können.

Ohne Prozesstransparenz ist eine verlässliche Bewertung von Digitalisierungspotenzialen nicht
möglich. Eine wirtschaftliche Umsetzung der Digitalisierung erfordert einen guten Überblick
über die im Unternehmen vorhandenen Geschäftsprozesse.

Die für eine Priorisierung der Digitalisierungsvorhaben notwendige Übersicht über die bestehende
Prozesslandschaft ist oft nur teilweise oder in veralteter Form vorhanden. Wird zu Beginn der Digitalisierungsvorhaben keine ausreichend transparente Grundlage geschaffen, fällt eine wirtschaftliche Umsetzung schwer, denn die Auswahl von Geschäftsprozessen ohne objektive Grundlage erhöht das Risiko von Fehlinvestitionen.

Daher gilt es, geeignete Vorgehensweisen und Methoden zu verwenden, um einen fundierten Überblick zu schaffen. In einem ersten Schritt bietet sich hierzu die Abbildung der unternehmenseigenen Wertschöpfungskette in Form einer groben Prozesslandkarte an. Diese umfasst sowohl Führungs- als auch Kern- und Querschnittsprozesse. Ausgehend von den einzelnen Teilprozessen kann anschließend eine tiefergehende Analyse erfolgen. Die Reihenfolge der Analyse sollte sich dabei nach der wirtschaftlichen Bedeutung und dem erwarteten Digitalisierungspotenzial richten.

Wertschöpfungskette als Prozesslandkarte
Abbildung 1: Wertschöpfungskette als Prozesslandkarte (Bitkom-Leitfaden)

Im Rahmen der Tiefenanalyse muss für eine Bewertung des Digitalisierungspotenzials sowohl eine quantitative als auch eine qualitative Betrachtung der Geschäftsprozesse vorgenommen werden. Zu den quantitativen Aspekten gehören u. a. die Prozesshäufigkeit, das finanzielle Volumen, die Anzahl der involvierten Prozessbeteiligten und die Durchlaufzeiten. Qualitativ sind Fragen der Risikobewertung, der Bedeutung des Prozesses in der Außendarstellung oder der Wettbewerbsvorteile zu erörtern. 

Um sowohl einen Überblick über den aktuellen Ist-Zustand der Prozesse als auch erste Soll-Vorstellungen zu erhalten, bieten sich die Methoden des Anforderungsmanagements bzw. Requirements Engineering an. Hierzu gehören beispielsweise Experteninterviews oder Workshops. Die Ergebnisse dieser Workshops sollten im Anschluss in Form von Prozessmodellen (bspw. BPMN, Picture) dokumentiert werden, um die spätere technische Umsetzung zu erleichtern. 

Beispielprozess in BPMN Notation

Abbildung 2: Beispielprozesse in BPMN-Notation (Bitkom-Leitfaden)


Sind bereits Teile des Geschäftsprozesses IT-gestützt, bietet sich der Einsatz von Process Mining Werkzeugen an. Diese setzen auf den technischen Protokolldaten von Softwarelösungen auf und extrahieren aus diesen den tatsächlich durchlaufenen Prozess. So können sowohl die eigentlichen Prozessabläufe als auch Kennzahlen über Durchlauf- und Wartezeiten gewonnen werden.

Darstellung des Prosess Mining Vorgehens

Abbildung 3: Darstellung des Process Mining Vorgehens (Bitkom-Leitfaden)


Im Ergebnis aller Bestrebungen sollte eine Übersicht aller wichtigen Geschäftsprozesse im Unternehmen entstehen, die eine Bewertung und anschließende Priorisierung erlaubt. Eine geregelte Vorgehensweise mit objektiven Bewertungskriterien hilft dabei, die Prozesse mit dem größten Potenzial zu identifizieren und die Grundlage für den weiteren Weg zu digitalen Geschäftsprozessen zu schaffen.


Der Artikel und der Bitkom-Leitfaden "Herausforderungen bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen meistern" können hier kostenfrei heruntergeladen werden.


Ihr Ansprechpartner

Ole Behrens Carlsson