Was ist eine eRechnung und welche Vorteile birgt diese?

Martin Rebs im Interview

Elektronische Rechnungen, sogenannte eRechnungen, sind in aller Munde. Doch ist dieses Thema für die öffentliche Verwaltung wirklich relevant?

Durch eine EU-Richtlinie werden alle öffentlichen Auftraggeber ab dem 27.11.2019 verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Für die obersten Bundeseinrichtungen gilt dies schon ein Jahr früher. Das Spannende bei eRechnungen ist jedoch nicht allein die elektronische Übermittlung der Rechnung, sondern die Mitnahme der Lieferanten bei der Einführung der eRechnung und die elektronische Verarbeitung in der eigenen Behörde. Das sind die eigentlichen Herausforderungen. Die Prozesse müssen bis zum 20. April 2020 umgestellt sein und dazu muss jetzt mit der Umstellung begonnen werden.

Es gibt verschiedene Formate für elektronische Rechnungen wie XRechnung, ZUGFeRD und EDI – welches ist denn nun das richtige?

Es existieren viele Standards für den elektronischen Datenaustausch. Die öffentliche Verwaltung in Deutschland hat sich zum Ziel gesetzt, die sogenannte „XRechnung“ auf Basis der EU-Vorgaben zu definieren. Dies geschieht im Steuerungsprojekt zur eRechnung beim IT-Planungsrat. Die Verwaltungen sollten sich daher auf die „XRechnung“ einstellen. Daneben gibt es noch weitere Möglichkeiten wie ZUGFeRD oder EDI.

Wenn eine Firma eine PDF-Rechnung per E-Mail sendet, ist das doch eine eRechnung, oder?

Sowohl die EU-Richtlinie als auch deren künftige gesetzliche Umsetzungen schreiben maschinenlesbare Rechnungsformate vor, die automatisch verarbeitet werden können. In diesem Sinne gelten PDF- oder Bilddateien nicht als eRechnung.

Wie verschafft man sich ein Überblick, was nun wirklich zu tun ist?

Meist wird nur die Format-Frage in den Vordergrund gestellt, also über XRechnung oder ZUGFeRD gesprochen. Doch das ist nicht der eigentliche Punkt. Vielmehr ist wichtig:

  1. Über welche Wege können eRechnungen angenommen werden?

  2. Wie werden die empfangenen eRechnungen dahingehend technisch geprüft, ob sie in einem Freigabeprozess behandelt werden können?

  3. Wie lässt sich der gesamte Freigabe- und Anordnungsprozess digitalisieren, so dass keine Parallelstrukturen zu Papierrechnungen gepflegt werden müssen?
Bei der Beantwortung dieser Fragen helfen Ergebnisse aus dem IT-Planungsrat und bereits erstellte Konzepte der Bundes- und Landesverwaltungen.

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Martin Rebs